Ugunsdrošības un civilās aizsardzības koledža

Personas datu apstrāde un aizsardzība Ugunsdrošības un civilās aizsardzības koledžāPrint

Personas datu apstrādes pārzinis

Personas datu apstrādes pārzinis ir Ugunsdrošības un civilās aizsardzības koledža (turpmāk – Koledža), reģ. Nr.90000048203, adrese: Ķengaraga iela 3/1, Rīga, LV-1063, tālrunis: 67803504, fakss: 67803518, elektroniskā pasta adrese: ucak.vugd.gov.lvucak.

Datu aizsardzības speciālista kontaktinformācija:

 datu.aizsardziba@ucak.vugd.gov.lv

Vispārīgie noteikumi

Personas datu apstrādes un aizsardzības paziņojuma mērķis ir sniegt fiziskai personai (turpmāk – Datu subjekts) informāciju par:

  • personas datu apstrādes nolūkiem un tiesisko pamatu Koledžā;
  • gadījumiem, kad personas dati tiek izpausti;
  • datu glabāšanas termiņiem;
  • datu aizsardzību;
  • datu subjektu tiesībām attiecībā uz personas datu apstrādi.

Koledža, veicot personu datu apstrādi, piemēro 2016. gada 27.aprīlī pieņemto Eiropas Parlamenta un Padomes regulu (ES) 2016/679 par fizisku personu aizsardzību attiecībā uz personas datu apstrādi un šādu datu brīvu apriti (turpmāk – Regula) un Fizisko personu datu apstrādes likumu.

Personu datu apstrāde tiek veikta, ievērojot Regulas 5.pantā noteiktos personas datu apstrādes principus un citos normatīvajos aktos, tajā skaitā personas datu apstrādi reglamentējošā jomā, noteiktās prasības, nodrošinot likumīgu, godprātīgu un Datu subjektam pārredzamu, tikai nolūka sasniegšanai nepieciešamajā minimālajā apjomā, precīzu datu apstrādi, dzēšot, labojot vai iznīcinot neprecīzos datus, kā arī ievērojot datu glabāšanas ierobežojumu, dzēšot (iznīcinot) datus vai nodrošinot datu publisku nepieejamību, ja tie vairs nav vajadzīgi nolūka sasniegšanai. Koledža nodrošina personas datu konfidencialitāti un īsteno atbilstošus tehniskos un organizatoriskos pasākumus personas datu aizsardzībai no nesankcionētas piekļuves, pretlikumīgas apstrādes vai izpaušanas, nejaušas pazaudēšanas, izmainīšanas vai iznīcināšanas.

Personas dati

Personas dati tiek vākti gan no Datu subjekta, gan ārējām datu bāzēm un reģistriem. Koledžā tiek apstrādātas, galvenokārt, šādas personu datu kategorijas:

- identifikācijas dati (vārds, uzvārds, personas kods, dzimšanas datums, dzimums, vecums, dati no personas identifikācijas dokumenta (pases vai ID kartes), amats, struktūrvienība, foto);

- kontaktinformācija (adrese, tālruņa numurs, e-pasta adrese);

- dati par iegūto izglītību un prasmēm (mācību ilgums, absolvēta izglītības iestāde, iegūtais grāds, profesionālā kvalifikācija, zināšanu vērtējumi, apliecinājumi par peldēt prasmi, kā arī valodu prasmes dati);

- profesionālie dati, dati par darba pieredzi (CV un motivācijas vēstules iekļautie dati, dati par nodarbošanos un darba vietām, amatiem);

- pārvaldības funkciju dati (rīkojuma dokumenti, faktu fiksējošie dokumenti, līgumi, sarakstes dokumenti, iekšējās aprites dokumenti, darbnespējas lapas);

- grāmatvedības dati (bankas konta rekvizīti, atlīdzību, kompensāciju, citu maksājumu izmaksas dati);

- darījuma (līguma) dati (darījuma numurs, datums, darījuma nosaukums, veids);

- dati saistībā ar izglītības programmu īstenošanu (nodarbību saraksti/uzskaites dati, zināšanu vērtējumi, pārbaudes darbi/protokoli);

- dati, kas iegūti un/vai radīti, pildot normatīvajos aktos paredzētus pienākumus un uzdevumus;

- tiesvedības dati (lietas numurs, veids, atbildētāja/prasītāja/ pieteicēja dati);

- fotoattēli un audiovizuālie ieraksti, kas uzņemti Koledžas un citos sabiedriskos pasākumos.

Personas datu apstrādes mērķi

Izpildot Ministru kabineta 2006.gada 30.novembra noteikumos Nr.979 „Ugunsdrošības un civilās aizsardzības koledžas nolikums” definētās funkcijas un uzdevumus, Koledžā personas datus apstrādā, galvenokārt, šādos nolūkos:

- personāla vadības, uzskaites un atlases nodrošināšana;

- lietvedības dokumentu aprites un arhīva pārvaldības nodrošināšana;

- grāmatvedības uzskaites nodrošināšana;

- izglītības programmu īstenošana;

- bibliotēkas pakalpojumu nodrošināšana;

- piekļuves tiesību nodrošināšana datortīkliem un informācijas sistēmām;

- publisko pakalpojumu sniegšana;

- publisko iepirkumu nodrošināšana;

- disciplinārlietu pārvaldība;

- parādu atgūšana un piedziņa;

- iekšējās kārtības nodrošināšana (tajā skaitā veicot videonovērošanu);

- Koledžas, Valsts ugunsdzēsības un glābšanas dienesta pasākumu nodrošināšana, dalība citos publiskajos pasākumos, kā arī sabiedrības informēšana par Koledžas darbību;

- Koledžas personāla dalības nodrošināšana starptautiskajos pasākumos;

- informācijas sniegšana valsts pārvaldes un tiesībsargājošām iestādēm.

Personas datu apstrādes tiesiskais pamats

Personas datu apstrāde tiek veikta galvenokārt balstoties uz šādiem Regulas 6.panta 1.punktā definētajiem pamatojumiem:

- lai izpildītu uz Koledžu attiecināmu juridisku pienākumu (izpildot ārējos normatīvos aktus – Augstskolu likums, Arhīvu likums, Civillikums, Darba likums, Iekšlietu ministrijas sistēmas iestāžu un Ieslodzījuma vietu pārvaldes amatpersonu ar speciālajām dienesta pakāpēm dienesta gaitas likums, Iesniegumu likums, Informācijas atklātības likums, Izglītības likums, Likums “Par grāmatvedību”, Ugunsdrošības un ugunsdzēsības likums, Profesionālās izglītības likums, Valsts pārvaldes iekārtas likums un uz to pamata izdotie normatīvie akti);

- lai izpildītu uzdevumu, ko Koledža veic sabiedrības interesēs vai īstenojot tai likumīgi piešķirtās oficiālās pilnvaras (Ministru kabineta 2006.gada 30.novembra noteikumi Nr.797 „Ugunsdrošības un civilās aizsardzības koledžas nolikums”);

- līgumu noslēgšanai un izpildei;

- leģitīmo interešu realizēšanai;

- ar Datu subjekta piekrišanu.

Personas datu saņēmēju kategorijas:

Koledža neizpauž trešajām personām Datu subjekta personas datus vai jebkādu pakalpojumu sniegšanas un līgumu darbības laikā iegūtu informāciju par Datu subjektu, izņemot, ja attiecīgajai trešajai personai dati jānodod:

- noslēgtā līguma ietvaros, lai veiktu kādu līguma izpildei nepieciešamu vai ar likumu deleģētu funkciju;

- ārējos normatīvajos aktos paredzētajām personām pēc viņu pamatota pieprasījuma, šajos normatīvajos aktos noteiktajā kārtībā un apjomā;

- ārējos normatīvajos aktos noteiktos gadījumos Koledžas likumīgo interešu aizsardzībai;

- pamatojoties uz Datu subjekta skaidru un nepārprotamu rakstisku piekrišanu.

Personas datu apstrādes ģeogrāfiskā teritorija:

Personas dati tiek apstrādāti Eiropas Savienībā/Eiropas Ekonomiskajā zonā (ES/EEZ).

Datu nodošana uz trešo valsti:

Koledža var nosūtīt datus uz trešo valsti (ārpus Eiropas Ekonomiskās zonas) vai uz starptautisku organizāciju ar mērķi nodrošināt funkciju un uzdevumu izpildi.

Datu glabāšanas termiņš:

Personas dati tiek glabāti saskaņā ar normatīvajiem aktiem un ne ilgāk kā nepieciešams datu apstrādes nolūkam. Saskaņā ar Koledžas lietu nomenklatūru personas datiem var būt dažāds glabāšanas termiņš, atkarībā no personas datus saturoša dokumenta un tos uzglabā saskaņā ar lietu nomenklatūrā noteikto laika periodu. Ja personas dati vairs nav nepieciešami iepriekš noteiktajam šo datu apstrādes nolūkam, tie tiek dzēsti.

Automatizētā lēmuma pieņemšana:

Koledžā neveic automatizēto lēmumu pieņemšanu (profilēšanu).

Kad informāciju Koledža var neizpaust:

Koledža Datu subjekta datus var neizpaust, gadījumos, kad tiek pieprasīta informācija saistībā ar:

  • nozieguma novēršanu, atklāšanu vai izmeklēšanu;
  • valsts drošību;
  • nodokļu aprēķiniem vai nodokļu iekasēšanu.

Datu subjekta tiesības attiecībā uz personas datu apstrādi:

- saņemt normatīvajos aktos noteikto informāciju saistībā ar savu datu apstrādi;

- pieprasīt piekļuvi saviem personas datiem, kurus apstrādā Koledža;

- iesniedzot pamatojumu, lūgt neprecīzo personas datu labošanu vai dzēšanu;

- iebilst pret savu personas datu apstrādi, lūgt datu apstrādes ierobežošanu (šīs tiesības īstenojamas, ciktāl datu apstrāde neizriet no Koledžas pienākumiem (funkcijām un uzdevumiem), kas tai ir uzlikti ar spēkā esošajiem normatīvajiem aktiem, un kuri tiek veikti sabiedrības interesēs vai leģitīmo interešu ievērošanai);

- atsaukt savu piekrišanu.

Ja Datu subjekts uzskata, ka personas datu apstrāde pārkāpj tā normatīvajos aktos noteiktās tiesības un intereses, tam ir tiesības iesniegt sūdzību par personas datu apstrādi Datu valsts inspekcijā (www.dvi.gov.lv).

Koledža ir tiesīga veikt izmaiņas vai papildinājumus šajā paziņojumā, publicējot tā aktuālo versiju Koledžas tīmekļa vietnē www.ucak.vugd.gov.lv.